HR - Assistant

மனித வள உதவியாளர் - வேலை விளக்கம் (HR Assistant - Job Description)
I. வேலையின் சுருக்கம் (Job Summary)
மனித வள உதவியாளர் (HR Assistant) என்பவர் மனித வளத் துறையின் அன்றாட நிர்வாக மற்றும் செயல்பாட்டுப் பணிகளை மேற்கொள்வதற்குப் பொறுப்பானவர் ஆவார். இவர் மனித வளப் பொது மேலாளருக்கு (HR GM) நேரடியாக அறிக்கை அளிப்பார். இவரது முதன்மைப் பணி, அனைத்து மனித வளச் செயல்பாடுகளும் கணினி அமைப்புகள் (HRIS - HR Information System) மூலம் முறையாகவும், துல்லியமாகவும், HR GM-இன் வழிகாட்டுதலின்படியும் நடைபெறுவதை உறுதிசெய்வதாகும். குறிப்பாக, விடுப்பு மற்றும் புதிய பணியாளர்களின் ஆவண மேலாண்மையைக் கவனித்துக்கொள்வது.
II. முக்கியப் பொறுப்புகள் மற்றும் வழிகாட்டுதலுக்கு இணங்குதல் (Key Responsibilities and Adherence to Guidance)
A. மனித வளப் பொது மேலாளருக்கு அறிக்கை (Reporting to the HR General Manager - HR GM)
• வழிகாட்டுதல்களுக்கு இணங்குதல்: HR GM வழங்கும் அனைத்து நிர்வாக நடைமுறைகள், தரவு உள்ளீட்டுத் தரங்கள் மற்றும் பணியாளர் கொள்கைகள் தொடர்பான வழிகாட்டுதல்களுக்கு இணங்கிச் செயல்படுதல்.
• சிக்கல்களைத் தெரிவித்தல்: ஊதியம் (Salary), விடுப்புக் கொள்கைகள் அல்லது பணியாளர் நடத்தை தொடர்பான முக்கியமான கேள்விகள், புகார்கள் அல்லது சிக்கல்கள் குறித்து உடனடியாக HR GM-க்குத் தெரிவித்தல்.
• அறிக்கை தயாரிப்பு: HR GM-இன் கோரிக்கைக்கு ஏற்ப, பணியாளர்கள் குறித்த அடிப்படைத் தரவுகள் அல்லது விடுப்புப் பதிவுகள் தொடர்பான அறிக்கைகளை அமைப்பிலிருந்து (System) தயாரித்து வழங்குதல்.
B. பணியாளர் தரவு மற்றும் ஆவண மேலாண்மை
• புதிய பணியாளர் தரவு உள்ளீடு:
o புதிதாகச் சேரும் பணியாளர்களின் அனைத்துத் தனிப்பட்ட தகவல்கள் மற்றும் சட்ட ஆவணங்களைப் (Personal Information and Legal Documents) பெற்றுச் சரிபார்த்தல்.
o அந்தத் தரவுகள் அனைத்தையும் மனித வளத் தகவல் அமைப்பில் (HRIS/System) துல்லியமாகவும், குறித்த நேரத்திலும் உள்ளீடு செய்து பதிவேற்றம் செய்தல்.
o புதிய ஊழியர்களுக்கான கோப்புகளைத் (Personnel Files) தொடங்கிப் பராமரித்தல்.
• பணியாளர் தரவைப் புதுப்பித்தல்: ஊழியர்களின் முகவரி, பதவி உயர்வு, அல்லது துறை மாற்றம் போன்ற முக்கியமான தரவுகளை அமைப்பில் உடனடியாகப் புதுப்பித்தல்.
C. விடுப்பு மேலாண்மை மற்றும் இணக்கம் (Leave Management and Compliance)
• விடுப்புக் கோரிக்கை செயல்பாடு:
o பணியாளர்களிடமிருந்து பெறப்படும் அனைத்து விடுப்புக் கோரிக்கைகளையும் கணினி அமைப்பில் (System) கண்காணித்தல்.
o நிறுவனத்தின் விடுப்புக் கொள்கைகளுக்கு இணங்க, விடுப்புக் கோரிக்கைகளை ஏற்றுக்கொள்வது (Accept) அல்லது நிராகரிப்பது (Reject) போன்ற ஆரம்பச் செயல்பாடுகளை HR GM-இன் வழிகாட்டுதலின்படி செய்தல்.
o அனைத்து விடுப்புக் கணக்குகளும் (Leave Balance) துல்லியமாகப் பராமரிக்கப்படுவதை உறுதிசெய்தல்.
D. புகார்கள் மற்றும் கேள்விகளைக் கையாளுதல்
• குறைகளைப் பதிவு செய்தல்: ஊழியர்களிடமிருந்து நேரடியாகப் பெறப்படும் சம்பளச் சிக்கல்கள் (Salary Issues), சலுகைகள் அல்லது பிற நிர்வாகப் புகார்களைப் பதிவு செய்து, அவற்றை முறைப்படி HR GM-இன் பார்வைக்கு உடனடியாகக் கொண்டு செல்லுதல்.
• தகவல் தொடர்பு: HR கொள்கைகள், விடுப்பு விதிகள் மற்றும் சலுகைகள் குறித்து ஊழியர்கள் எழுப்பும் பொதுவான கேள்விகளுக்கு, HR GM-இன் வழிகாட்டுதலின்படிப் பதிலளித்தல்.
III. பொதுப் பொறுப்புகள்
• கோப்புப் பராமரிப்பு: HR தொடர்பான அனைத்து ஆவணங்களின் இரகசியத்தன்மையைப் பராமரித்தல் மற்றும் அவற்றை முறையாகக் கோப்பிடுதல்.
• அலுவலக ஆதரவு: ஆள்சேர்ப்புச் செயல்முறையின் போது (நேர்காணல் அட்டவணைப்படுத்துதல், தகவல் அனுப்புதல்) HR மேலாளர்களுக்குத் தேவையான நிர்வாக ஆதரவை வழங்குதல்.
Here is the English version of the job description for the HR Assistant, detailing the responsibilities under the direct guidance of the HR General Manager.
This role emphasizes system-based administration, leave management, and meticulous data entry for new employees.
HR Assistant - Job Description
I. Job Summary
The HR Assistant is responsible for executing the daily administrative and operational tasks of the Human Resources Department. The HR Assistant reports directly to the HR General Manager (HR GM). The primary duty is to ensure all core HR functions, especially those related to leave and new employee documentation, are managed accurately, systematically, and strictly according to the guidance provided by the HR GM. This role requires strong proficiency in using company HR Information Systems (HRIS).
II. Key Responsibilities and Adherence to Guidance
A. Reporting to the HR General Manager (HR GM)
• Adherence to Guidance: Operate in compliance with all administrative procedures, data entry standards, and employee policies as per the guidance provided by the HR GM.
• Escalation of Issues: Promptly inform the HR GM about any critical queries, complaints, or issues related to salary, leave policies, or employee conduct.
• Report Generation: Prepare and submit basic reports on employee data or leave records from the HRIS/System as requested by the HR GM.
B. Employee Data and Document Management
• New Employee Data Entry:
o Collect and verify the personal information and legal documents of new employees.
o Accurately input and upload this data into the Human Resources Information System (HRIS/System) in a timely manner.
o Initiate and maintain the personnel files for all new staff.
• Employee Data Updates: Ensure immediate updates are made in the system for critical employee changes, such as address, promotions, or departmental transfers.
C. Leave Management and Compliance (System-Based)
• Leave Request Processing:
o Monitor all leave requests received through the system from employees.
o Perform the initial process of accepting (approving) or rejecting leave requests according to company leave policies and the specific guidance of the HR GM.
o Ensure all leave balances are accurately maintained in the system.
D. Handling Complaints and Queries
• Grievance Recording: Record salary issues, benefits inquiries, or other administrative complaints received directly from employees and formally escalate them immediately to the HR GM for review and resolution.
• Communication: Provide answers to common employee queries regarding HR policies, leave rules, and benefits, always adhering to the guidelines set by the HR GM.
III. General Responsibilities
• File Maintenance: Maintain the confidentiality of all HR-related documents and ensure they are filed and stored systematically.
• Administrative Support: Provide administrative support to HR managers during the recruitment process (e.g., scheduling interviews, sending basic communication).