Payment Verification Executive

பணிச் சுருக்கம் (Job Summary)
நிறுவனத்தின் பணம் செலுத்துதல் மற்றும் பெறுதல் தொடர்பான அனைத்து நிதிப் பரிவர்த்தனைகளையும் (Accounts Payable & Receivable) சரிபார்ப்பது, அங்கீகரிப்பது மற்றும் செயலாக்குவது. அனைத்து கட்டணங்களும் நிதி இணக்கக் கொள்கைகள் மற்றும் சட்டத் தேவைகளுக்கு உட்பட்டு இருப்பதை உறுதி செய்து, நிதி மோசடிகளைக் (Fraud) கட்டுப்படுத்துவது இவரின் முக்கியப் பொறுப்பாகும்.
முக்கியப் பொறுப்புகள் (Core Responsibilities)
1. பணம் செலுத்துதல் சரிபார்ப்பு (Accounts Payable Verification)
• ஆவணப் பொருத்தம் (Three-Way Match): சப்ளையர் இன்வாய்ஸ்கள், கொள்முதல் ஆணைகள் (Purchase Orders - PO), மற்றும் சரக்குகள் அல்லது சேவைகள் பெறப்பட்டதற்கான ஆதார ஆவணங்கள் (Goods Received Notes - GRN) ஆகியவற்றுக்கு இடையேயான பொருத்தம் சரியாக உள்ளதா என நுணுக்கமாகச் சரிபார்த்தல்.
• அங்கீகாரச் சரிபார்ப்பு: சேவைகளுக்கான பில்கள் (Invoices) செலுத்துவதற்கு முன், சம்பந்தப்பட்ட துறைத் தலைவர்களால் (போக்குவரத்து, கிடங்கு மேலாளர்) முறையாக அங்கீகரிக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதி செய்தல்.
• செலவுக் குறியீடு: பணம் செலுத்தும் தொகைகள் சரியான செலவுத் தலைப்பின் (Cost Center) கீழ் வகைப்படுத்தப்பட்டுள்ளதா, பட்ஜெட்டுக்கு இணக்கமானதா மற்றும் லாஜிஸ்டிக்ஸ் செலவுகள் சரியாகக் குறியிடப்பட்டுள்ளதா என ஆய்வு செய்தல்.
2. பணம் பெறுதல் சரிபார்ப்பு மற்றும் பதிவு (Receipt Verification and Recording)
• வருவாய் சரிபார்ப்பு: வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து பெறப்பட்ட அனைத்துப் பணப் பெறுதல்களும் (Receipts) சரியான பில்லிங் மற்றும் வழங்கப்பட்ட சேவை ஆவணங்களுடன் பொருந்துகிறதா என்பதைச் சரிபார்த்தல்.
• பதிவேற்றம்: போக்குவரத்து, சுங்க அனுமதி (Customs Clearance), மற்றும் பிற லாஜிஸ்டிக்ஸ் சேவைக் கட்டணங்கள் சரியாகப் பெறப்பட்டு நிதி அமைப்பில் (ERP) உரிய கணக்குகளில் பதிவு செய்யப்படுவதை உறுதி செய்தல்.
3. பரிவர்த்தனைச் செயலாக்கம் (Processing and Execution)
• பரிவர்த்தனைத் துவக்கம்: அங்கீகரிக்கப்பட்ட பணம் செலுத்தும் செயல்முறையை (NEFT, RTGS, Cheques, Wire Transfers) துவக்கவும், கட்டணக் காலக்கெடுவைத் (Payment Deadlines) தவறாமல் கடைப்பிடிக்கவும் உதவுதல்.
• வரிப் பிடித்தம்: பணம் செலுத்துதலில், பொருந்தக்கூடிய இடங்களில் மூலத்தில் வரிப் பிடித்தம் (TDS) அல்லது பிற வரிகள் (GST) சரியாகப் பிடிக்கப்பட்டு, உரிய கணக்குகளில் செலுத்தப்பட்டுள்ளதா என்பதைச் சரிபார்த்தல்.
• வங்கிச் சரிபார்ப்பு: வங்கி அறிக்கைகள் (Bank Statements) மற்றும் நிதி அமைப்பில் உள்ள பணம் செலுத்தும்/பெறும் பதிவுகளைத் தினசரி அடிப்படையில் ஒப்பிட்டுச் சரிபார்த்தல் (Reconciliation).
4. இணக்கம் மற்றும் இடர் கட்டுப்பாடு (Compliance and Risk Control)
• மோசடித் தடுப்பு: இரட்டைப் பணம் செலுத்துதல் (Duplicate Payments), அங்கீகரிக்கப்படாத பணப்பரிமாற்றம் அல்லது லாஜிஸ்டிக்ஸ் சப்ளையர் பில்களில் ஏற்படும் குளறுபடிகள் போன்ற நிதி மோசடி அபாயங்களைத் தடுத்தல்.
• ஆவணப் பராமரிப்பு: பணம் செலுத்துதல் மற்றும் பெறுதல் தொடர்பான அனைத்து ஆவணங்களையும் தணிக்கைத் தேவைகளுக்காக (Audit Purposes) மின்னணு மற்றும் இயற்பியல் வடிவில் முறைப்படிப் பராமரித்தல்.

🚚 Payment Verification Executive - Logistics Company
Job Summary
The Payment Verification Executive is responsible for the meticulous verification, authorization, and processing of all financial transactions related to the company’s Accounts Payable and Accounts Receivable. This role ensures that all payments adhere to financial compliance policies and regulatory requirements, thereby mitigating financial risk and fraud.
Core Responsibilities
1. Accounts Payable Verification
• Three-Way Match: Scrutinize and verify the correlation between supplier invoices, Purchase Orders (PO), and Goods Received Notes (GRN) to ensure all documentation matches before payment processing.
• Authorization Check: Confirm that all invoices for services (especially transport, warehousing, and customs clearance) have been properly authorized by the relevant departmental heads prior to payment release.
• Cost Coding: Review payments to ensure they are correctly allocated to the appropriate Cost Center and are within budget limits, with specific attention to accurate coding of logistics-related expenses.
2. Receipt Verification and Recording (Accounts Receivable)
• Revenue Match: Verify that all receipts from customers align correctly with the corresponding billing and service delivery documentation.
• Recording: Ensure that all collections for logistics services, freight charges, and customs fees are correctly received and accurately recorded in the financial system (ERP).
3. Transaction Processing and Execution
• Payment Initiation: Assist in initiating authorized payment methods (NEFT, RTGS, Cheques, Wire Transfers) and ensuring strict adherence to payment deadlines.
• Tax Compliance: Verify that all applicable taxes, such as Tax Deducted at Source (TDS) or GST, are correctly withheld, calculated, and reconciled during the payment process.
• Bank Reconciliation: Perform daily comparisons and reconciliation between bank statements and the payment/receipt records within the financial system.
4. Compliance and Risk Control
• Fraud Prevention: Identify vulnerabilities in the payment process to mitigate the risk of financial fraud, such as preventing duplicate payments or unauthorized transfers, which is critical in managing numerous logistics vendors.
• Documentation: Systematically maintain and organize all documentation related to payments and receipts for both electronic and physical records, ensuring readiness for audit purposes.