Payroll Executive

🚚 பேரோல் எக்ஸிக்யூட்டிவ் (Payroll Executive) - லாஜிஸ்டிக்ஸ் நிறுவனம்
பணிச் சுருக்கம் (Job Summary)
நிறுவனத்தின் அனைத்து ஊழியர்களுக்கும் (குறிப்பாக ஓட்டுநர்கள், களப் பணியாளர்கள் மற்றும் அலுவலக ஊழியர்கள்) சரியான நேரத்தில், துல்லியமான மற்றும் சட்டப்பூர்வமான சம்பளப் பட்டுவாடா செயல்முறையை (Payroll Process) நிர்வகிப்பவர். அரசாங்கத்தின் வரிகள், PF, ESI மற்றும் பிற சட்டப்பூர்வ இணக்கங்கள் (Statutory Compliance) பின்பற்றப்படுவதை உறுதிசெய்து, மனிதவளத் (HR) துறைக்கும் நிதித் துறைக்கும் இடையே பாலமாகச் செயல்படுவது இவரின் முக்கியப் பணியாகும்.
முக்கியப் பொறுப்புகள் (Core Responsibilities)
1. பேரோல் செயலாக்கம் (Payroll Processing)
• தரவு உள்ளீடு மற்றும் செயலாக்கம்: ஊழியர்களின் மாதந்திர வருகை (Attendance), விடுப்புப் பதிவுகள், கூடுதல் பணி நேரம் (Overtime), போனஸ் மற்றும் கமிஷன்கள் போன்ற அனைத்துத் தரவுகளையும் சேகரித்து, பேரோல் மென்பொருளில் உள்ளிடுதல்.
• சம்பளக் கணக்கீடு: அனைத்துக் கழிவுகளையும் (Deductions - TDS, PF, ESI) மற்றும் கொடுப்பனவுகளையும் (Allowances) சரியாகக் கணக்கிட்டு, நிகர சம்பளத்தை (Net Salary) உறுதிசெய்தல்.
• சம்பளப் பட்டுவாடா: இறுதி செய்யப்பட்ட சம்பளப் பட்டியலை (Salary Register) வங்கிக்குச் சமர்ப்பித்து, ஊழியர்களின் வங்கிக் கணக்கிற்குச் சரியான நேரத்தில் சம்பளம் வரவு வைக்கப்படுவதை உறுதிசெய்தல்.
2. சட்டப்பூர்வ இணக்கம் (Statutory Compliance)
• வரிப் பிடித்தம் (TDS): வருமான வரிச் சட்டங்களின்படி, மூலத்தில் வரிப் பிடித்தம் (TDS) சரியாகக் கணக்கிடப்பட்டு, சரியான நேரத்தில் அரசாங்கத்திற்குக் கட்டப்படுகிறதா என்பதை உறுதி செய்தல்.
• PF/ESI மேலாண்மை: ஊழியர்களின் வருங்கால வைப்பு நிதி (PF) மற்றும் இஎஸ்ஐ (ESI) பங்களிப்புகளைச் சரியாகக் கணக்கிட்டு, உரிய அதிகாரிகளிடம் உரிய காலக்கெடுவுக்குள் தாக்கல் செய்து (Filing) செலுத்துதல்.
• சட்ட அறிக்கை: அனைத்துச் சட்டப்பூர்வமான அறிக்கைகளையும் (Challans, Returns) தயாரித்துச் சமர்ப்பித்தல் மற்றும் பதிவுகளைப் பராமரித்தல்.
3. கணக்கியல் மற்றும் நிதி ஒருங்கிணைப்பு (Accounting and Financial Integration)
• பேரோல் ஜர்னல்: சம்பளப் பட்டுவாடா தொடர்பான மொத்தச் செலவை (Payroll Expense) நிதித் துறைக்கான பொதுப் பேரேட்டுப் பதிவாக (General Ledger Journal Entry) தயார் செய்து வழங்குதல்.
• சம்பளச் செலவுப் பகுப்பாய்வு: லாஜிஸ்டிக்ஸ் செயல்பாடுகளில் ஏற்படும் ஊழியர் செலவுகளை (Cost Center wise) பகுப்பாய்வு செய்வதில் நிதித் துறைக்கு உதவுதல்.
4. ஊழியர் சேவை மற்றும் ஆவணப்படுத்தல் (Employee Service and Documentation)
• சம்பளச் சீட்டு (Payslips): ஒவ்வொரு மாதமும் ஊழியர்களுக்குச் சம்பளச் சீட்டுகளை (Payslips) வழங்குதல் மற்றும் சம்பளக் கணக்கீடுகள் தொடர்பான கேள்விகளுக்குப் பதிலளித்தல்.
• ஆண்டு அறிக்கை: ஆண்டு முடிவில், வருமான வரிச் சட்டங்களுக்காகத் தேவையான படிவம் 16 (Form 16) போன்ற ஆவணங்களை ஊழியர்களுக்கு வழங்குதல்.
• பதிவேடுகள் பராமரிப்பு: பேரோல் தொடர்பான அனைத்து ஊழியர் பதிவேடுகளையும் (HR records, attendance sheets, statutory documents) ரகசியம் காத்து முறையாகப் பராமரித்தல்.
🚚 Payroll Executive - Logistics Company
Job Summary
The Payroll Executive is responsible for managing the timely, accurate, and legally compliant payroll process for all company employees, especially drivers, field staff, and corporate personnel. This role ensures adherence to governmental taxes, PF, ESI, and other statutory compliance requirements, acting as a crucial link between the Human Resources (HR) and Finance departments.
Core Responsibilities
1. Payroll Processing
• Data Input and Validation: Collect, verify, and input all monthly data, including attendance records, leave applications, overtime hours, bonuses, and commissions into the payroll software.
• Salary Calculation: Accurately calculate all deductions (TDS, PF, ESI) and allowances to determine the final Net Salary for each employee.
• Disbursement: Prepare the finalized Salary Register and submit it to the bank, ensuring salaries are credited to employee accounts correctly and on time.
2. Statutory Compliance
• Tax Deduction (TDS): Ensure that Tax Deducted at Source (TDS) is correctly calculated according to Income Tax laws and deposited with the government within the stipulated deadlines.
• PF/ESI Management: Manage the accurate calculation, timely filing of returns, and deposit of employee and employer contributions for Provident Fund (PF) and Employee State Insurance (ESI) with the respective authorities.
• Legal Reporting: Prepare and submit all statutory reports and maintain comprehensive records as required by labor laws.
3. Accounting and Financial Integration
• Payroll Journal: Prepare the comprehensive General Ledger Journal Entry for the total payroll expense for submission to the Finance department.
• Cost Analysis Assistance: Assist the Finance department with analyzing employee costs allocated to various logistics functions (Cost Center wise reporting).
4. Employee Service and Documentation
• Payslips and Queries: Distribute monthly payslips to all employees and efficiently address and resolve employee queries related to salary calculation, deductions, and final settlements.
• Annual Documents: Issue necessary annual documents to employees, such as Form 16, for income tax compliance purposes.
• Record Keeping: Maintain all payroll-related employee records (HR records, attendance sheets, statutory documents) securely and confidentially.